Если существует организация, значит она в своей деятельности обязательно будет использовать штампы и печати. В рабочем процессе компания будет пользоваться даже не одним, а несколькими видами. Зачем нужна печать в организации знает, наверное, каждый – для «удостоверения личности» компании. Без неё не один документ не будет иметь юридической силы. 95% всех документов заверяются печатями. Оттиска печати требуют не только исходящие документы, но и некоторые внутренние. Копии документов также требуют заверения. Штампов в организации существует несколько видов, они хранятся по отделам, которые несут за них ответственность. Чтобы понимать, что собой являют штампы, давайте конкретнее разберемся в их классификации и в том, какие же они бывают.
В основном, общепринятой классификацией штампов является следующая:
- угловой,
- для регистрации входящих документов,
- основной с реквизитами компании,
- маркировочные,
- штампы ДСК – используются в случае если документ имеет ограниченный доступ.
Угловой штамп используют не все организации. В некоторых случаях их заменяет фирменный бланк компании, который имеет те же реквизиты. Если же в компании отсутствует фирменный бланк, используют угловой штамп. Он содержит такие реквизиты организации: ее полное название, почтовый адрес, индекс, телефоны компании и адрес электронного ящика. Такой штамп используют для исходящих документов, а именно: письма, справки, отчеты. Если сравнить реквизиты на печати компании и угловом штампе, то они будут абсолютно идентичными. Регистрационный штамп – название говорит само за себя. Имеет лишь одно предназначение – регистрация входящей документации. Обычно, по размеру, будет меньше углового. Такой штамп дает оттиск знака «№» (входящий номер) и место для даты. Маркировочные штампы используются на предприятиях, что занимаются производством чего либо. Его размер и «наполнение» может отличаться на каждом предприятии, ведь это может быть маркировочный штамп на продукцию, на тару и т.д. Информация, которая не предоставлена для широкого обозрения также имеет оттиск специального штампа – штамп ДСК. Например, если пакет документов пропечатан им в правом верхнем углу, то не все имеют доступ к прочтению и обозрению данного пакета документа.
Штампы в организации не могут меняться просто так. Единственное, постоянно заливается краска. Данную процедуру работник компании может выполнить самостоятельно, если он может и имеет право это делать, а также организация может сотрудничать с компанией, где заправляют печати и штампы профессионально и быстро. Заменяют штампы в организации только в связи с чем либо – переименования, реорганизации, соединения организаций и т.д. Изготавливают этот вид товара на заказ, организации, которые специально занимаются данной деятельностью. Как для государственных, так и для частных организаций штампы изготавливаются по конкретному заказу, после согласования всех деталей.