Нередко сотрудники стыкаются с тем что их направляют в служебную командировку, а день выбытия в командировку или день прибытия из нее совпадает с выходным днем. Что нужно знать в этом случае? Как правильно провести оформление отчетных документов?
Данную ситуацию следует рассматривать как привлечение работника к работе в выходной день, которое возможно произвести только с письменного согласия работника в случае необходимости выполнения непредвиденных работ.
Как на командирование, так и на привлечение к работе в выходные дни существуют определенные ограничения:
- запрет для беременных женщин и работников в возрасте до 18 лет,
- право на отказ, если это запрещено по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, для инвалидов, женщин, имеющих детей до трех лет, матерям и отцам, воспитывающим без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, работникам, имеющим детей-инвалидов, и работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей.
При командировании и привлечении работника к работе в выходной день, помимо получения согласия от работника, необходимо, при наличии, учесть мнение выборного органа первичной профсоюзной организации.
Итак, первым этапом направляем работнику под роспись письменное уведомление о предстоящем командировании (привлечении к работе) в выходной день, указав в уведомлении следующую информацию:
- обоснование необходимости командирования в выходной день,
- право работника на отказ от командирования, если он относится к льготной категории работников,
- возможность выбора компенсации за командирование в выходной день в случае согласия.
Т.к. в случае привлечения работника к работе в выходной день в период нахождения его в командировке, оплата труда производится в соответствии с трудовым законодательством, то работник имеет право выбора: получить за этот день оплату в двойном размере, либо другой день отдыха (в этом случае работа в выходной день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит).
Вторым этапом получаем от работника либо мотивированный письменный отказ от командирования(привлечения к работе) в выходной день либо письменное заявление, в котором работник:
- соглашается на командирование (привлечение к работе) в выходной день с указанием конкретной даты,
- указывает, что ознакомлен с правом отказа от командирования (привлечения к работе) в выходной день, в случае если работник относится к льготной категории, и прикладывает к заявлению медицинское заключение об отсутствии противопоказаний на командирование (привлечение к работе) в выходной день,
- при желании, просит предоставить ему другой день отдыха с указанием конкретной даты.
Третьим этапом издаем приказ (распоряжение) в произвольной форме о командировании (привлечении к работе) в выходной день, в котором перечисляем:
- обоснование необходимости командирования (привлечения к работе) в выходной день (с указанием конкретной даты),
- информацию о работнике (фамилия, имя, отчество, должность),
- указание бухгалтерии о порядке оплаты командирования (привлечения к работе) в выходной день.
К приказу прилагаем уведомление о необходимости командирования (привлечения к работе) в выходной день, заявление работника о согласии и, в случае наличия, медицинское заключение об отсутствии противопоказаний.
Далее оформляем документы, относящиеся непосредственно к командированию: служебное задание, приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение.
Возможность привлечения к работе, командирования в выходные или нерабочие праздничные дни, а также порядок оплаты труда в этих случаях должны быть предусмотрены в локальных нормативных актах организации (Правилах внутреннего трудового распорядка, Положении об оплате труда работников и Положении о командировании работников).